Bài 1 · Chương 5: Hàm cơ bản

Hàm SUM, AutoSum và dấu phân cách ; hay ,

Dùng SUM và AutoSum (Alt+=) để cộng một hoặc nhiều vùng. Biết đọc cú pháp một hàm, hiểu vì sao công thức có máy dùng dấu ; có máy dùng dấu , và nhận ra lỗi #NAME? do gõ sai tên hàm.

12 phút2 bài tậpCơ bản

Mục lục bài

Mục tiêu
Ví dụ có lời giải
Điền tiếp công thức
Tìm chỗ sai
Kiểm tra nhanh
Lỗi hay gặp
Trên Excel thật
Luyện tập (2 bài tập)

Ôn lại trước khi học

Thử nhớ lại trước, rồi mới xem đáp án.

Từ bài: Sao chép công thức và địa chỉ tương đối
Bạn viết =C2*D2 ở ô E2 rồi sao chép xuống ô E3. Công thức ở E3 là gì, và vì sao?
Xem đáp án
Công thức ở E3 là =C3*D3. Địa chỉ tương đối đổi theo vị trí của ô nhận công thức, nên mỗi hàng tính trên chính hàng của nó.
Từ bài: Địa chỉ tuyệt đối ($) và phím F4
Khi nào bạn cần dấu $ trước địa chỉ ô, và phím nào đổi A1 thành $A$1?
Xem đáp án
Cần $ khi một ô phải đứng yên lúc sao chép công thức, ví dụ ô thuế suất. Chọn địa chỉ trong thanh công thức rồi nhấn F4 để đổi qua lại giữa các kiểu địa chỉ.
Từ bài: Công thức đầu tiên: phép toán và thứ tự ưu tiên
Một công thức trong Excel luôn bắt đầu bằng ký tự nào?
Xem đáp án
Dấu =.

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

Đọc cú pháp một hàm: tên hàm, ngoặc, đối số và dấu phân cách đối số.
Dùng SUM và AutoSum (Alt+=) để tính tổng một hoặc nhiều vùng.
Giải thích vì sao công thức có máy dùng dấu ;, có máy dùng dấu , (Excel dùng ký tự phân cách danh sách của máy), và đổi đúng khi chép công thức từ mạng.
Nhận biết lỗi #NAME? do gõ sai tên hàm.

Ví dụ có lời giải

Hàm cộng SUM cộng các giá trị: bạn có thể cộng từng số, từng ô, cả một vùng, hoặc trộn cả ba loại. Ví dụ, để cộng năm ô từ C2 đến C6, bạn viết =SUM(C2:C6). Hàm gồm dấu =, tên hàm, ngoặc mở, các đối số và ngoặc đóng.

SUM có một đối số bắt buộc, và bạn có thể thêm các đối số tùy chọn.

Cú pháp=SUM(number1, [number2])

number1số, ô hoặc vùng cần cộng
Bắt buộc. Có thể là một số như 4, một ô như B6 hoặc một vùng như B2:B8.
number2số, ô hoặc vùng thứ haiTùy chọn
Tùy chọn. Bạn có thể thêm tới 255 mục như vậy, mỗi mục là một đối số.

Bảng nhỏ dưới đây là một phần của bảng lương. Bạn cần tổng Lương cơ bản của năm nhân viên ở ô C7.

	A	B	C
1	Mã NV	Họ và tên	Lương cơ bản
2	NV001	Trần Thị Lan	8,500,000
3	NV002	Lê Văn Hùng	9,200,000
4	NV003	Phạm Thu Hà	7,800,000
5	NV004	Võ Minh Nam	10,000,000
6	NV005	Đặng Kim Linh	8,000,000
7	Tổng cộng

Tính tổng Lương cơ bản ở ô C7

Làm gì: Bấm ô C7, ô sẽ chứa tổng.
Vì sao: Kết quả hiện ở ô chứa công thức, nên bạn chọn ô đó trước.
Làm gì: Gõ dấu =, tên hàm SUM và ngoặc mở (.
Vì sao: Công thức bắt đầu bằng dấu =, rồi đến tên hàm và ngoặc mở. Cách viết này giống mọi hàm khác.
Chỗ hay sai
Làm gì: Kéo chuột chọn vùng C2:C6 (hoặc gõ C2:C6), rồi gõ ngoặc đóng ).
Vì sao: Dấu hai chấm nối hai góc của vùng, nên C2:C6 là một đối số: cả khối từ C2 đến C6. Dấu hai chấm khác với dấu phân cách đối số.
Làm gì: Nhấn Enter. Ô C7 hiện 43,500,000.
Vì sao: Hàm cộng năm số: 8,500,000 + 9,200,000 + 7,800,000 + 10,000,000 + 8,000,000 = 43,500,000.

Tự hỏi mình

Trong C2:C6, dấu hai chấm làm việc gì? Còn dấu phân cách giữa hai đối số của một hàm làm việc gì?
Vì sao nên để SUM đọc cả vùng C2:C6, thay vì viết từng ô cộng với nhau?

AutoSum: cách nhanh để chèn SUM

Bạn không phải gõ cả công thức. Chọn ô cạnh các số cần cộng, bấm AutoSum, rồi nhấn Enter. Khi bạn bấm AutoSum, Excel tự điền công thức dùng hàm SUM và tô sáng các ô sẽ được cộng. Hãy nhìn vùng được tô sáng trước khi nhấn Enter. Trên Excel cho Windows, bạn có thể thay việc bấm nút bằng phím tắt Alt+=.

Sơ đồ: Nút AutoSum trong Excel. Mũi tên đi từ mục lớn đến mục con.

Điền tiếp công thức

Bây giờ bạn tự hoàn thành công thức. Mỗi câu bỏ trống nhiều hơn câu trước.

Câu 1. Bảng doanh thu có số liệu ở cột D, từ D2 đến D10. Ở ô D11, cộng cả cột D.

Câu 2. Cột E có số liệu từ E2 đến E9. Cộng cả cột E bằng một vùng.

Câu 3. Doanh thu quý 1 ở B2:B6 và doanh thu quý 2 ở D2:D6. Cộng cả hai vùng trong một hàm.

Tìm chỗ sai

Ô kết quả hiện #NAME?. Bấm vào phần của công thức mà bạn nghĩ là sai.

Tìm chỗ sai

Công thức này có một chỗ sai. Bấm vào phần bạn nghĩ là sai.

Sau đây là phần luyện tập, gồm hai bài. Bạn viết công thức SUM ngay trên lưới: một bài cộng một cột, một bài cộng hai vùng không liền nhau.

Bảng lương 10 nhân viên: cột Lương cơ bản (E2:E11) được tô màu và ô E12 ở hàng Tổng cộng là nơi viết công thức SUM. Chú thích: 1: Cột Lương cơ bản: vùng cần cộng là E2:E11; 2: Ô E12: nơi viết công thức SUM. — Bảng bạn gặp trong bài 1: cộng cột Lương cơ bản ở ô E12.

Đọc xong, giờ thử

Luyện tập ngay (2 bài tập)

Làm trực tiếp trên lưới trong trình duyệt. Mỗi lần bấm chấm bài, DeskLab kiểm tra kết quả và gợi ý nếu bạn chưa làm đúng.

Bắt đầu luyện tập

Chấm tự động ngay trên máy bạn. Không cần đăng nhập. Tiến độ lưu trên trình duyệt này.

Kiểm tra nhanh

Công thức nào cộng cả năm ô từ C2 đến C6?

=SUM(C2:C6)=SUM(C2,C6)=SUM(C2-C6)

Ô hiện #NAME? sau khi bạn gõ =SUMM(D2:D10). Nguyên nhân thường gặp nhất là gì?

Số trong cột D bị saiTên hàm bị gõ saiVùng D2:D10 quá dài

Bạn chép một công thức từ trang web nhưng Excel trên máy bạn không nhận. Việc đầu tiên nên thử là gì?

Gõ lại kết quả bằng tayĐổi dấu ngăn cách đối số sang dấu còn lại (dấu phẩy thành chấm phẩy hoặc ngược lại)Xóa tên hàm và dùng dấu cộng

Trên Excel cho Windows, phím tắt nào chèn công thức SUM vào ô đang chọn?

Alt+=Ctrl+=F4

Lỗi hay gặp

Cộng hai vùng bằng dấu : và kết quả cộng cả cột ở giữa.
Nguyên nhân
Dấu hai chấm nối hai ô ở hai góc thành một khối, nên mọi ô nằm giữa cũng được cộng.
Cách sửa
Đặt mỗi vùng thành một đối số và ngăn cách bằng dấu phân cách đối số: =SUM(C2:C6,E2:E4).
Ô kết quả hiện #NAME?.
Nguyên nhân
Tên hàm bị gõ sai, ví dụ SUMM thay vì SUM.
Cách sửa
Sửa lại tên hàm cho đúng rồi nhấn Enter. Đừng đổi dữ liệu trong cột trước khi kiểm tra tên hàm.
Công thức chép từ mạng không chạy trên máy bạn.
Nguyên nhân
Dấu ngăn cách đối số trong công thức khác với dấu mà máy bạn dùng.
Cách sửa
Đổi dấu ngăn cách đối số sang dấu còn lại (dấu , hoặc dấu ;). Trong lưới DeskLab bạn gõ kiểu nào cũng được.
Tổng từ AutoSum thiếu hoặc thừa một số.
Nguyên nhân
Vùng được tô sáng không trùng với vùng bạn muốn cộng, và bạn đã nhấn Enter mà chưa kiểm tra.
Cách sửa
Mở lại công thức, sửa vùng trong ngoặc cho đúng rồi nhấn Enter. Lần sau hãy nhìn vùng được tô sáng trước khi nhấn Enter.

Trên Excel thật

Dấu phân cách: Lưới DeskLab nhận công thức bạn gõ với dấu ; hoặc dấu , và luôn hiện lại dạng dấu ,. Trên Excel thật, dấu ngăn cách đối số theo ký tự phân cách danh sách (List separator) trong thiết lập vùng của Windows, hoặc theo thiết lập riêng của Excel, nên công thức bạn chép từ nơi khác có thể cần đổi dấu.
Số trong lưới: Lưới hiện số theo kiểu 29,000. Excel mặc định dùng dấu phân cách số của hệ thống, nên cùng một giá trị có thể hiện với dấu chấm phân cách hàng nghìn trên máy khác.
AutoSum: Trong phần luyện tập hãy tự gõ công thức SUM. Bạn hãy thử nút AutoSum và phím Alt+= trên Excel thật.