Làm quen với Excel: sổ tính, trang tính, ô và vùng

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

• Gọi đúng tên các thành phần: sổ tính, trang tính, hàng, cột, ô, vùng.
• Xác định địa chỉ của một ô (B3) và một vùng (A1:C5) trên lưới.
• Di chuyển nhanh đến một ô bằng Hộp tên (Name Box), Ctrl+mũi tên, Ctrl+Home.
• Nhận biết Ribbon, thanh công thức, thanh trang tính; thu/mở Ribbon và phóng to/thu nhỏ.

Ví dụ mẫu: đọc địa chỉ trên một bảng điểm

Một tệp Excel gọi là sổ tính (workbook). Mỗi trang trong sổ tính là một trang tính (worksheet). Trên trang tính, hàng chạy ngang và được đánh số, cột chạy dọc và được đánh chữ cái. Giao của một hàng và một cột là một ô. Một khối ô liền nhau là một vùng.

Bảng điểm dưới đây có sáu học sinh. Hàng 1 là tiêu đề, cột A là số thứ tự.

Tìm ô B3 và chọn vùng A1:C5

1. 1

   Làm gì: Tìm cột B ở dãy chữ cái trên đầu lưới, rồi tìm hàng 3 ở dãy số bên trái. Ô nằm ở chỗ hai đường gặp nhau là B3. Trong bảng điểm, ô đó chứa tên Lê Thanh Hà.

   Vì sao: Địa chỉ ô chỉ ra vị trí của ô bằng cột và hàng, nên bạn tìm được ô mà không cần đếm từng ô.

2. 2Chỗ hay sai

   Làm gì: Viết địa chỉ theo thứ tự cột trước, hàng sau: B3, không viết 3B.

   Vì sao: Cột luôn đứng trước hàng. Viết hàng trước cột (như 3B) là lỗi mà người mới hay mắc.

3. 3

   Làm gì: Để chọn vùng A1:C5, gõ A1:C5 vào Hộp tên rồi bấm Enter.

   Vì sao: Dấu hai chấm nối hai ô ở hai góc đối diện, và cả khối ở giữa được chọn. Hộp tên nằm bên trái thanh công thức.

4. 4

   Làm gì: Đếm số ô của vùng: 3 cột (A, B, C) nhân 5 hàng (1 đến 5) là 15 ô.

   Vì sao: Vùng là cả khối chữ nhật, không chỉ hai ô ở hai đầu.

Tự hỏi mình

• Vùng B2:D4 gồm những ô nào ở bốn góc, và có tất cả bao nhiêu ô?
• Vì sao Excel cần địa chỉ cho từng ô? Thử nghĩ tới một bảng có hàng nghìn hàng.

Nhìn quanh cửa sổ Excel

Sơ đồ dưới đây liệt kê các phần bạn dùng nhiều nhất. Phần được tô đậm là Hộp tên, nơi bạn gõ địa chỉ để nhảy tới ô.

Thanh trang tính nằm gần cuối cửa sổ, có nút + để thêm trang tính. Khi bạn chọn một ô có công thức, công thức đó hiện trên thanh công thức. Bấm Ctrl+F1 để thu gọn hoặc mở lại các lệnh trong Ribbon, cho rộng chỗ xem bảng.

Di chuyển nhanh

Cuộn chuột chậm khi bảng dài. Dùng các cách sau:

• Hộp tên: gõ địa chỉ ô hoặc vùng (ví dụ I41) rồi bấm Enter.
• Ctrl+mũi tên: nhảy tới mép của vùng dữ liệu hiện tại.
• Ctrl+Home: về đầu trang tính.
• F5: mở hộp Go To (hoặc dùng Ctrl+G), rồi gõ địa chỉ.
• Ctrl+A: khi trang tính có dữ liệu, chọn vùng dữ liệu chứa ô hiện tại. Bấm thêm Ctrl+A cho tới khi chọn cả trang tính.

Để nhìn bảng dễ hơn, kéo thanh trượt zoom ở thanh trạng thái để phóng to hoặc thu nhỏ trang tính, hoặc bấm Ctrl+Alt+= để phóng to và Ctrl+Alt+- để thu nhỏ. Trong Excel, Ctrl+- không phải là lệnh zoom: nó mở hộp xóa ô.

Làm từng bước

Hai câu dưới đây hỏi lại cách đọc địa chỉ. Mỗi câu bớt gợi ý hơn câu trước.

Tìm chỗ sai

Đọc xong, giờ thử

Luyện tập ngay (2 bài tập)

Làm trực tiếp trên lưới trong trình duyệt. Mỗi lần bấm chấm bài, DeskLab kiểm tra kết quả và gợi ý nếu bạn chưa làm đúng.

Bắt đầu luyện tập

Chấm tự động ngay trên máy bạn. Không cần đăng nhập. Tiến độ lưu trên trình duyệt này.

Kiểm tra nhanh

Lỗi hay gặp

• Gọi trang tính là “file”, hoặc lẫn sổ tính với trang tính.

  Nguyên nhân

  Cả hai nhìn như một “tờ” trên màn hình, nên dễ coi là một thứ.

  Cách sửa

  Sổ tính là cả tệp. Trang tính là một trang trong tệp đó, và tên của nó hiện trên thanh trang tính.

• Viết địa chỉ hàng trước cột, như 5B thay vì B5.

  Nguyên nhân

  Quen đọc “hàng 5, cột B” theo thứ tự nói thông thường.

  Cách sửa

  Luôn viết chữ cái của cột trước, rồi đến số của hàng: B5.

• Nghĩ vùng A1:C3 chỉ có hai ô là A1 và C3.

  Nguyên nhân

  Hiểu dấu hai chấm như “và”, trong khi nó nối hai góc của một khối.

  Cách sửa

  Đọc A1:C3 là “từ A1 đến C3”: cả khối 3 cột nhân 3 hàng, 9 ô.

Trên Excel thật

Lưới luyện tập của DeskLab không giống hệt Excel thật: các lệnh có thể nằm ở chỗ khác với Ribbon bạn thấy trên máy. Hãy tự thử Ribbon, phím F1 (mở khung trợ giúp), ô tìm kiếm lệnh và Ctrl+F1 trên Excel thật, vì lưới luyện tập có thể không có đủ những phần này.

Để làm quen, hãy tự thử trên Excel thật: gõ I41 vào Hộp tên, bấm Enter và xem Excel đưa bạn tới đâu, rồi bấm Ctrl+Home để quay về đầu trang tính.

Câu hỏi thường gặp

Một trang tính Excel có bao nhiêu hàng và cột?

Tối đa hơn một triệu hàng và hơn 16 nghìn cột. Cột cuối cùng có tên là XFD.

Làm sao đi tới một ô ở xa mà không phải cuộn chuột?

Gõ địa chỉ ô vào Hộp tên (Name Box) rồi bấm Enter. Hoặc bấm F5 (hay Ctrl+G) để mở hộp Go To và gõ địa chỉ vào đó.