Bài 2 · Chương 1: Làm quen với Excel

Tạo, mở, lưu và gửi tệp Excel

Cách tạo sổ tính mới, mở, đóng và chuyển giữa các sổ tính, lưu và Lưu thành (Save As) với đúng định dạng, hiểu điều gì mất khi lưu .csv, đặt mật khẩu mở tệp và gửi tệp qua email.

12 phútCơ bản

Mục lục bài

Mục tiêu
Ví dụ mẫu: lưu bảng báo giá tháng 12
Chọn định dạng khi lưu
Điều gì mất khi lưu .csv
Làm từng bước
Lỗi hay gặp
Làm trên Excel thật
Trên Excel thật

Ôn lại trước khi học

Thử nhớ lại trước, rồi mới xem đáp án.

Từ bài: Làm quen với Excel: sổ tính, trang tính, ô và vùng
Sổ tính khác trang tính ở điểm nào? Địa chỉ của ô ở cột C, hàng 7 là gì?
Xem đáp án
Sổ tính là cả tệp Excel, trang tính là một trang trong tệp. Ô ở cột C, hàng 7 có địa chỉ C7: cột trước, hàng sau.

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

Tạo sổ tính mới từ mẫu trống hoặc mẫu có sẵn; mở, đóng và chuyển giữa các sổ tính đang mở.
Lưu và Lưu thành (Save As) với tên, thư mục và định dạng phù hợp (.xlsx, .xls, .csv, .pdf).
Giải thích điều gì bị mất khi lưu .csv (định dạng, công thức, các trang tính khác).
Đặt mật khẩu mở tệp, gửi tệp qua email và lưu lên thư mục mạng/OneDrive.

Ví dụ mẫu: lưu bảng báo giá tháng 12

Bài này là hướng dẫn làm trên Excel thật: tạo tệp, lưu thành đúng tên, lưu thêm bản PDF, đặt mật khẩu và gửi đi. Trình duyệt không có menu File (Tệp) của Excel, nên bài dùng sơ đồ thay cho ảnh chụp màn hình.

Sơ đồ: File (Tệp): các lệnh tạo, mở và lưu. Mũi tên đi từ mục lớn đến mục con.

Tạo, lưu, đặt mật khẩu và gửi bảng báo giá

Làm gì: Bấm Ctrl+N để tạo sổ tính trống (hoặc File › New › Blank workbook). Gõ vài hàng số liệu của bảng báo giá.
Vì sao: Sổ tính trống là điểm bắt đầu nhanh nhất. Excel cũng có mẫu dựng sẵn và mẫu trên Office.com, bạn tìm chúng ở màn hình New.
Chỗ hay sai
Làm gì: Bấm F12 (hoặc File (Tệp) › Save As (Lưu thành)). Chọn thư mục, như Tài liệu. Gõ tên BaoGia_T12, giữ Save as type là Excel Workbook (.xlsx), rồi bấm Save.
Vì sao: Save As cho bạn đặt tên, thư mục và định dạng cho tệp. Chọn thư mục dễ tìm: sau này bạn biết tệp nằm đâu. Nếu muốn giữ nguyên tệp gốc, hãy Save As thành tên mới trước khi sửa.
Làm gì: Lưu thêm bản PDF: bấm F12 lần nữa, chọn Save as type là PDF rồi bấm Save.
Vì sao: PDF giữ nguyên cách trình bày và khó sửa nội dung, hợp để gửi cho khách xem. Bản .xlsx vẫn còn để bạn tiếp tục chỉnh.
Làm gì: Đặt mật khẩu mở tệp: File › Info (Thông tin) › Protect Workbook (Bảo vệ sổ tính) › Encrypt with Password. Gõ mật khẩu, bấm OK, gõ lại mật khẩu và bấm OK. Ghi mật khẩu vào nơi an toàn.
Vì sao: Microsoft nêu rằng không lấy lại được mật khẩu đã quên, nên người đặt mật khẩu phải tự giữ nó.
Làm gì: Gửi đi: File › Share (Chia sẻ) rồi chọn Attach a copy instead để đính kèm tệp (hoặc một bản PDF) vào email.
Vì sao: Lệnh này đính kèm một bản sao của tệp, hoặc một bản PDF, vào email. Muốn gửi liên kết thay cho tệp, chọn lệnh tải lên OneDrive trong cùng menu.
Làm gì: Nếu đang mở nhiều sổ tính, bấm Ctrl+Tab để chuyển giữa hai cửa sổ Excel. Bấm Ctrl+W để đóng sổ tính hiện tại và Ctrl+O để mở một tệp khác.
Vì sao: Phím tắt nhanh hơn tìm trên thanh tác vụ khi bạn mở nhiều tệp cùng lúc.

Tự hỏi mình

Muốn giữ nguyên tệp gốc và làm việc trên một tệp khác, bạn dùng lệnh nào?
Vì sao nên ghi mật khẩu của tệp vào nơi an toàn?

Chọn định dạng khi lưu

Đuôi	Dùng để	Ghi chú
`.xlsx`	Định dạng Excel thông thường	Không lưu mã macro VBA
`.xlsm`	Sổ tính có macro	Lưu được mã macro VBA
`.xls`	Định dạng Excel 97-2003	Dùng khi máy cũ cần mở
`.csv`	Văn bản phân tách bằng dấu phẩy	Chỉ lưu trang tính đang mở
`.pdf`	Gửi để xem, in	Giữ cách trình bày, khó sửa

Điều gì mất khi lưu .csv

Một phần mềm kế toán chỉ nhận .csv thì bạn lưu bảng giá thành .csv. Microsoft nêu rõ: tệp .csv chỉ lưu chữ và số như đang hiển thị trong ô của trang tính đang mở. Mọi định dạng, hình vẽ và các nội dung khác của trang tính đều mất, và các trang tính còn lại trong sổ tính không được lưu. Vì vậy hãy lưu thêm một bản .xlsx để giữ nguyên bảng gốc.

Làm từng bước

Các câu dưới đây thay cho bài tập trên lưới, vì lưới luyện tập không có menu File.

Phần mềm kế toán chỉ nhận tệp .csv. Bạn lưu bảng giá có hai trang tính, định dạng màu và nhiều ô công thức thành .csv. Điều gì xảy ra?

Chỉ giữ chữ và số như hiển thị ở trang tính đang mở; định dạng và các trang tính khác mấtTệp giữ nguyên mọi trang tính và công thứcExcel lưu mỗi trang tính thành một tệp .csv

Bạn muốn giữ nguyên bản báo giá gốc và làm tiếp trên một bản mới có tên khác. Bạn dùng lệnh nào?

Save As (Lưu thành), đặt tên mớiChỉ bấm Ctrl+W để đóngĐổi tên trang tính

Bạn đặt mật khẩu mở tệp rồi quên mật khẩu. Microsoft nói gì về việc lấy lại mật khẩu?

Microsoft không lấy lại được mật khẩu đã quênGõ lại tên tệp là mở đượcExcel tự gửi mật khẩu về email

Bạn muốn gửi bảng báo giá cho khách xem nhưng không cho họ sửa số liệu dễ dàng. Định dạng nào hợp lý?

PDF.xlsm.xls

Bạn muốn gửi bảng báo giá qua email dưới dạng tệp đính kèm. Chọn lệnh nào trong File › Share?

Attach a copy insteadProtect WorkbookBlank workbook

Bạn lưu tệp vào OneDrive. Microsoft nêu lợi ích gì so với lưu chỉ trên máy?

Truy cập được trên mọi thiết bị, và có AutoSave cùng Version HistoryTệp luôn được mã hóa bằng mật khẩuTệp tự đổi thành .csv

Lỗi hay gặp

Lưu bảng thành .csv rồi mất màu, công thức và các trang tính khác.
Nguyên nhân
Tệp .csv chỉ lưu chữ và số như hiển thị trong ô của trang tính đang mở, không lưu định dạng và nội dung khác.
Cách sửa
Luôn giữ thêm một bản .xlsx. Chỉ lưu .csv khi phần mềm nhận tệp yêu cầu.
Không biết tệp đang được lưu ở đâu, trên máy hay trên OneDrive.
Nguyên nhân
Chọn nơi lưu qua loa, hoặc chọn lại nơi lưu gần nhất.
Cách sửa
Khi bấm Save As, đọc kỹ nơi lưu: This PC hay OneDrive, và đúng thư mục bạn chọn. Chọn xong rồi mới gõ tên tệp và bấm Save.
Muốn giữ bản gốc nhưng lại ghi đè lên bản gốc.
Nguyên nhân
Sửa trực tiếp trên tệp gốc mà không lưu một bản sao trước.
Cách sửa
Mở tệp gốc, dùng Save As để đặt tên mới ngay lập tức, rồi mới sửa.
Quên mật khẩu mở tệp.
Nguyên nhân
Microsoft không lấy lại được mật khẩu đã quên.
Cách sửa
Ghi mật khẩu vào nơi an toàn ngay khi đặt, và giữ một bản sao không đặt mật khẩu ở nơi bạn tin cậy nếu dữ liệu không nhạy cảm.

Làm trên Excel thật

Hãy tự làm các việc sau trên Excel thật:

Bấm Ctrl+N tạo sổ tính trống. Gõ vài hàng bảng giá.
Bấm F12, lưu tệp thành BaoGia_T12.xlsx vào thư mục Tài liệu.
Bấm F12 lần nữa, lưu thêm một bản PDF của bảng.
Lưu thêm một bản .csv, rồi mở bản .csv và xem phần nào đã mất.
Mở lại BaoGia_T12.xlsx, đặt mật khẩu mở tệp bằng File › Info › Protect Workbook › Encrypt with Password. Ghi mật khẩu vào nơi an toàn.
Dùng File › Share › Attach a copy instead để thử đính kèm tệp vào một email nháp.
Mở hai sổ tính và bấm Ctrl+Tab để chuyển qua lại, rồi bấm Ctrl+W để đóng một sổ tính.
Bấm F12, chọn Browse và lưu một bản vào thư mục mạng hoặc vào OneDrive của bạn.

Trên Excel thật

Lưới luyện tập của DeskLab chạy trong trình duyệt, không có màn hình Backstage (menu File), hộp thoại Save As hay mật khẩu tệp, nên bài này chỉ có phần đọc, câu hỏi nhanh và danh sách việc làm trên Excel thật. DeskLab tự lưu tiến độ của bạn trên chính trình duyệt này, bạn không cần lưu tệp.

Excel trên trình duyệt (Excel Online) cũng khác bản cài trên máy: Microsoft nêu rằng ở đó không có nút Save vì sổ tính được lưu tự động, và bạn tạo bản sao bằng File › Create a copy.