Bài 1 · Chương 2: Nhập và sửa dữ liệu
Nhập số, chữ và ngày tháng đúng kiểu
Phân biệt số, chữ và ngày trong ô, gõ lại các ô kiểu “12 cái” thành số, nhập ngày theo dd/mm/yyyy và giữ số 0 đứng đầu ở mã nhân viên.
Mục lục bài
Ôn lại trước khi học
Thử nhớ lại trước, rồi mới xem đáp án.
Ô ở cột C, hàng 4 có địa chỉ nào? Muốn nhảy nhanh tới ô H151 trong bảng dài, bạn làm thế nào?
Xem đáp án
Địa chỉ là C4. Gõ H151 vào Hộp tên (Name Box) rồi bấm Enter, hoặc bấm F5 (hay Ctrl+G) để mở hộp Go To và gõ địa chỉ.Lưu một bảng thành tệp .csv thì những gì bị mất?
Xem đáp án
Tệp .csv chỉ giữ chữ và số như hiển thị trong ô của trang tính đang mở. Mọi định dạng và nội dung khác đều mất, và các trang tính khác không được lưu.
Mục tiêu
Sau bài này bạn có thể:
- Phân biệt ô kiểu số, chữ và ngày qua căn lề mặc định và thanh công thức.
- Nhập số tiền VND không kèm chữ 'đ' và nhập ngày theo dd/mm/yyyy để Excel hiểu là số.
- Sửa các ô 'số dạng chữ' (ví dụ '12 cái') để tính toán được.
- Giải thích vì sao 05/11/2026 có thể bị hiểu thành 11/05 trên máy đặt vùng Hoa Kỳ.
Ví dụ mẫu: sửa cột Số lượng ghi kèm đơn vị
Phiếu nhập hàng dưới đây có hai cột số lượng. Cột F là số lượng bình thường. Cột I do một người khác gõ tay, có ghi kèm đơn vị.
Đổi “12 cái”, “5 thùng”, “30 cái” thành số
Làm gì: Nhìn vị trí của chữ trong ô. Số ở cột F nằm bên phải ô. “12 cái” ở
I2nằm bên trái ô.Vì sao: Số thường nằm bên phải ô, còn chữ nằm bên trái. Một ô căn trái có thể là chữ, dù nhìn như số. Microsoft nêu dấu hiệu này cho số lưu dạng chữ và ngày lưu dạng chữ.
- Chỗ hay sai
Làm gì: Bấm vào
I2và nhìn thanh công thức: ô chứa12 cái.Vì sao: Có chữ “cái” đi kèm, nên cả ô là chữ. Excel không thể nhân hay cộng một ô như vậy.
Làm gì: Bấm vào
I2, gõ12rồi bấm Enter. Làm tương tự vớiI3(gõ5) vàI4(gõ30).Vì sao: Bây giờ mỗi ô chỉ có chữ số, nên Excel coi là số: các số nằm bên phải ô và dùng để tính toán được. Gõ đè lên ô sẽ thay hẳn nội dung cũ.
Làm gì: Đưa đơn vị lên tiêu đề cột, ví dụ gõ
Số lượng (cái)vàoI1.Vì sao: Đơn vị là thông tin của cả cột, không cần lặp lại trong từng ô. Ô chỉ có số thì cộng trừ nhân chia được.
Làm gì: Với mã nhân viên cần giữ số 0 đứng đầu, như
00123, gõ dấu nháy đơn trước số:'00123.Vì sao: Excel tự bỏ số 0 đứng đầu của một số. Dấu nháy đơn báo cho Excel coi mã đó là chữ, nên số 0 được giữ lại.
Tự hỏi mình
- Vì sao ô “12 cái” không cộng hay nhân được, còn ô 12 thì được?
- Mã nhân viên 00123 nên được gõ thế nào để không mất số 0 đầu?
Nhập ngày tháng
Để ngăn cách ngày, tháng và năm, gõ dấu gạch chéo, ví dụ 13/11/2026. Excel lưu mỗi ngày bằng một số thứ tự và chỉ hiện nó thành ngày nhờ định dạng ngày. Nhờ vậy ô ngày vẫn là số: bạn có thể tính khoảng cách giữa hai ngày sau này.
Excel hiện ngày theo định dạng ngày mặc định của máy. Microsoft nêu định dạng này lấy theo thiết lập vùng trong Control Panel, nên cùng một ngày có thể hiện theo cách khác nhau trên hai máy có thiết lập khác nhau. Lưới luyện tập của DeskLab đọc các ngày như 05/11/2026 theo thứ tự ngày/tháng/năm (ngày 5 tháng 11) và hiện ngày dạng dd/mm/yyyy.
Cách an toàn: gõ năm đủ bốn chữ số, rồi nhìn lại ô sau khi bấm Enter. Nếu ô căn bên trái, Excel chưa hiểu đó là ngày mà đang coi là chữ.
Làm từng bước
Hai câu dưới đây hỏi lại cách nhận ra kiểu dữ liệu. Mỗi câu bớt gợi ý hơn câu trước.
Ba ô: 12, 12 cái và '12 (có dấu nháy đơn). Ô nào Excel lưu là số, nằm bên phải ô?
Bạn gõ 13/11/2026 vào một ô và ô hiện nằm bên trái. Điều đó nói lên điều gì?
Tìm chỗ sai
Danh sách mã nhân viên gõ 00123, 00457, 01009. Sau khi bấm Enter, ô hiện 123, 457, 1009. Chỗ sai là gì?
Đọc xong, giờ thử
Luyện tập ngay (3 bài tập)
Làm trực tiếp trên lưới trong trình duyệt. Mỗi lần bấm chấm bài, DeskLab kiểm tra kết quả và gợi ý nếu bạn chưa làm đúng.
Bắt đầu luyện tậpChấm tự động ngay trên máy bạn. Không cần đăng nhập. Tiến độ lưu trên trình duyệt này.
Kiểm tra nhanh
Định dạng ngày mặc định mà Excel dùng khi bạn gõ một ngày vào ô lấy theo đâu?
Cột Đơn giá ghi 25000đ. Cách sửa nào đúng để cộng được cột này?
Dấu thập phân (dấu phẩy hay dấu chấm) mà Excel dùng lấy theo đâu?
Lỗi hay gặp
Gõ “12 cái” hoặc “25000đ” vào ô cần tính toán, rồi ô không cộng được.
- Nguyên nhân
- Chữ đi kèm biến cả ô thành chữ.
- Cách sửa
- Gõ lại chỉ còn số. Đưa đơn vị lên tiêu đề cột, và để ký hiệu tiền cho định dạng số.
Nhập ngày mà ô hiện ngày sai, hoặc căn trái như chữ.
- Nguyên nhân
- Ngày gõ không khớp cách máy hiển thị ngày, hoặc Excel không nhận ra đó là ngày.
- Cách sửa
- Gõ ngày theo dd/mm/yyyy với năm đủ bốn số, bấm Enter rồi kiểm tra lại. Nếu ô căn trái, gõ lại.
Mã nhân viên hay số điện thoại mất số 0 đứng đầu.
- Nguyên nhân
- Excel coi chuỗi toàn chữ số là số và bỏ số 0 đứng đầu.
- Cách sửa
- Gõ dấu nháy đơn trước mã, ví dụ
'00123, hoặc áp định dạng Text cho ô trống rồi mới gõ.
Gõ số lẻ như 2,5 hoặc 2.5 mà ô không nhận là số.
- Nguyên nhân
- Dấu thập phân phải khớp thiết lập vùng của máy.
- Cách sửa
- Gõ dấu thập phân giống cách ô số trên máy bạn hiển thị. Nếu ô căn trái, hãy thử dấu còn lại.
Trên Excel thật
Trên Excel thật, bạn gõ xong rồi bấm Enter hoặc Tab để sang ô tiếp theo. Muốn xuống dòng trong cùng một ô, bấm Alt+Enter. Nếu định áp định dạng Text cho các ô, hãy áp cho ô trống trước khi gõ: số đã gõ trước đó phải gõ lại.
Lưới luyện tập của DeskLab đọc các ngày như 05/11/2026 theo thứ tự ngày/tháng/năm và hiện dạng dd/mm/yyyy. Trên Excel thật, cách ngày hiện ra phụ thuộc thiết lập ngày của máy, vì vậy hãy nhìn lại ô sau khi bấm Enter.