Thiết lập trang in, in và xuất PDF

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

• Thiết lập lề, hướng giấy, khổ giấy và co giãn vừa một trang.
• Thêm đầu trang và chân trang có số trang, ngày, giờ, tên tệp, tên trang tính.
• Đặt vùng in, lặp hàng tiêu đề, in đường lưới và tiêu đề hàng, cột.
• Kiểm tra bảng trước khi in, xem trước, chọn số bản và in hoặc xuất PDF.

Bài này là hướng dẫn thực hiện trên Excel thật. Lưới luyện tập của DeskLab không có chức năng in và xem trước khi in, nên bài này chỉ có hướng dẫn từng bước, câu hỏi kiểm tra nhanh và một danh sách việc cần làm trên Excel thật.

Trước khi in: kiểm tra bảng

Nếu bạn sắp in một bảng gửi cho người khác, hãy xem lại bảng trước:

1. Tìm các ô báo lỗi (giá trị bắt đầu bằng dấu #, như #VALUE! hoặc #N/A) và sửa chúng.
2. Kiểm tra chính tả: chọn Review › Proofing › Spelling, hoặc nhấn F7. Excel không kiểm tra chính tả trong các ô có công thức.
3. Xem lại tiêu đề và số liệu một lần nữa trên bản xem trước (xem phần cuối bài).

Cách đặt giấy và co giãn vừa trang

Nếu bảng rộng hơn một trang giấy đứng, hãy đổi hướng giấy sang ngang. Excel in giấy đứng (portrait) theo mặc định. Nếu bảng vẫn quá rộng, chọn khổ giấy lớn hơn hoặc co giãn bảng để vừa một trang.

• Hướng giấy: ở thẻ Page Layout, chọn Orientation, rồi chọn Landscape.
• Lề: chọn Page Layout › Margins › Custom Margins. Trong hộp thoại Page Setup, mục Center on page cho phép căn bảng ở giữa trang theo chiều ngang và chiều dọc.
• Khổ giấy: trong hộp thoại Page Setup, ô Paper size cho bạn chọn khổ giấy dùng khi in.
• Co giãn: nếu bạn muốn mọi cột nằm gọn trong một trang, ở nhóm Scale to Fit chọn Width là 1 page và Height là Automatic. Cột sẽ hiện trên một trang, còn hàng có thể kéo sang nhiều trang. Nếu muốn cả bảng nằm trong một trang, chọn Height là 1 page.

Co giãn làm Excel thu nhỏ dữ liệu cho vừa trang, nên bản in có thể khó đọc. Hãy nhìn số trong ô Scale để biết Excel đã thu nhỏ bao nhiêu. Nếu số quá nhỏ, hãy đổi hướng giấy hoặc khổ giấy trước.

Cách thêm đầu trang và chân trang

Nếu bạn muốn mỗi trang in có số trang, ngày in hay tên tệp, hãy dùng đầu trang (phần trên của trang) và chân trang (phần dưới của trang).

1. Chọn Insert › Header & Footer. Excel chuyển sang chế độ Page Layout view.
2. Bấm vào ô trái, ô giữa hoặc ô phải của đầu trang hoặc chân trang, tùy bạn muốn chữ nằm ở đâu.
3. Ở thẻ Header & Footer, trong nhóm Header & Footer Elements, chọn phần tử bạn cần. Chọn Page Number để chèn số trang. Muốn có dạng "Trang 1/3", gõ chữ, rồi chèn Page Number và Number of Pages.

Ngoài số trang và tổng số trang, bạn còn chèn được đường dẫn tệp, tên tệp và tên trang tính. Ngày và giờ cũng chèn được từ thẻ Header & Footer. Đầu trang và chân trang chỉ hiện trong chế độ Page Layout view, trong xem trước khi in và trên bản in, không hiện ở chế độ xem thường.

Cách đặt vùng in, lặp tiêu đề, in lưới và tiêu đề hàng cột

• Vùng in: nếu bạn chỉ cần in một phần của trang tính, chọn các ô cần in rồi chọn Page Layout › Print Area › Set Print Area. Vùng in là một hoặc nhiều vùng ô bạn chỉ định để in khi không muốn in cả trang tính. Khi trang tính có vùng in, Excel chỉ in vùng đó. Muốn bỏ vùng in, chọn Clear Print Area.
• Lặp hàng tiêu đề: nếu bảng dài hơn một trang, chọn Page Layout › Print Titles. Ở thẻ Sheet, mục Rows to repeat at top, nhập địa chỉ hàng chứa tiêu đề cột. Tiêu đề xuất hiện trên mỗi trang in, nên bạn không cần chép hàng tiêu đề vào giữa bảng.
• Đường lưới: mặc định đường lưới không in ra. Nếu bạn muốn in, ở nhóm Sheet Options của thẻ Page Layout, đánh dấu Print dưới mục Gridlines.
• Tiêu đề hàng và cột: mặc định Excel không in các chữ A, B, C ở đầu cột và các số 1, 2, 3 ở đầu hàng. Muốn in, đánh dấu Print dưới mục Headings trong nhóm Sheet Options.

Cách xem trước, in và xuất PDF

Nếu bạn muốn biết bản in sẽ trông thế nào, hãy xem trước. Khi bạn in một trang tính trong Excel, Excel mở màn hình xem trước.

1. Chọn File › Print, hoặc nhấn Ctrl+P (Windows). Xem từng trang trong bản xem trước: cột có nằm đủ trên trang không, hàng tiêu đề có lặp lại không.
2. Chọn số bản ở ô Copies.
3. Dưới Settings, chọn in gì: Print Active Sheets (các trang tính đang chọn), Print Entire workbook (cả sổ tính) hoặc Print Selection (vùng đang chọn). Nếu đã đặt vùng in mà vẫn muốn in cả trang tính, chọn Ignore print area.
4. Nếu bản xem trước đúng ý, chọn Print.

Nếu bạn muốn gửi bảng dưới dạng PDF thay vì in giấy: chọn File › Save As (hoặc Save a copy), trong danh sách Save as type chọn PDF (*.pdf), rồi chọn Save. Nút Options cho phép chọn trang cần xuất. Hãy xem trước trước khi xuất.

Kiểm tra nhanh

Lỗi hay gặp

• Chép hàng tiêu đề vào giữa bảng để mỗi trang in có tiêu đề.

  Nguyên nhân

  Excel đã có lệnh lặp hàng tiêu đề khi in (Print Titles), nên không cần chép tay hàng tiêu đề.

  Cách sửa

  Dùng Print Titles ở thẻ Page Layout: nhập hàng tiêu đề vào mục Rows to repeat at top.

• In cả trang tính trong khi chỉ cần một vùng.

  Nguyên nhân

  Chưa đặt vùng in. Khi đã đặt vùng in, Excel chỉ in vùng đó.

  Cách sửa

  Chọn vùng cần in rồi chọn Print Area › Set Print Area.

• Bản in có cột nằm sang trang khác.

  Nguyên nhân

  Bảng rộng hơn trang in và bạn chưa xem trước.

  Cách sửa

  Xem trước ở File › Print. Đổi hướng giấy sang ngang, hoặc đặt Width là 1 page, rồi xem trước lại.

• In khi bảng còn ô báo lỗi như #VALUE!, #N/A hoặc còn lỗi chính tả.

  Nguyên nhân

  Bạn chưa kiểm tra bảng trước khi in. Excel không kiểm tra chính tả trong ô có công thức.

  Cách sửa

  Sửa các ô báo lỗi, rồi chọn Review › Proofing › Spelling (hoặc F7) để kiểm tra chính tả.

Làm trên Excel thật

Lưới DeskLab không có chức năng in và xem trước khi in, nên bạn làm các việc dưới đây trên Excel thật. Hãy mở một bảng chấm công của riêng bạn (hoặc bảng bất kỳ dài hơn một trang) và làm theo danh sách.

Việc cần làm: in bảng chấm công trên giấy A4, hướng ngang, vừa một trang theo chiều rộng, chân trang "Trang 1/3", rồi xuất PDF.

1. Kiểm tra bảng: sửa các ô lỗi và kiểm tra chính tả.
2. Đặt hướng giấy ngang: Page Layout › Orientation › Landscape.
3. Chọn khổ giấy bạn dùng ở ô Paper size của hộp thoại Page Setup.
4. Co giãn: Scale to Fit, Width là 1 page, Height là Automatic. Không thu nhỏ cỡ chữ bằng tay.
5. Lặp hàng tiêu đề: Print Titles, Rows to repeat at top.
6. Chân trang "Trang 1/3": Insert › Header & Footer, bấm ô giữa của chân trang, gõ "Trang ", chèn Page Number, gõ "/", chèn Number of Pages.
7. Xem trước ở File › Print và kiểm tra từng trang.
8. Chọn số bản ở ô Copies nếu bạn in giấy.
9. Xuất PDF: File › Save As (hoặc Save a copy) › Save as type › PDF (*.pdf) › Save.
10. Mở tệp PDF và kiểm tra tiêu đề lặp, số trang và các cột.