Trình bày bảng: phông chữ, màu, căn lề, gộp ô và kẻ khung

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

• Định dạng phông, cỡ, đậm/nghiêng/gạch chân, màu chữ và màu nền cho tiêu đề bảng.
• Căn lề ngang/dọc, xuống dòng trong ô (Wrap Text), xoay chữ, gộp và căn giữa.
• Kẻ khung bảng và dùng Format Painter để sao chép định dạng.
• Xóa định dạng (Clear Formats) để làm lại; nhận biết kiểu ô (Cell Styles).

Ví dụ mẫu: trình bày hai bảng lương

Hai bảng dưới đây chưa có định dạng nào. Bảng thứ nhất ở A1:G7 (bảng lương). Bảng thứ hai ở I1:K3 (doanh số hai tháng). Bạn sẽ làm đẹp bảng thứ nhất, rồi sao chép định dạng tiêu đề sang bảng thứ hai.

Gộp ô và Cell Styles

Muốn xoay chữ trong ô, chọn ô rồi vào Home › Orientation và chọn một kiểu xoay. Gộp ô (Merge & Center) nối nhiều ô thành một ô lớn. Chỉ ô trên cùng bên trái giữ lại nội dung, nội dung các ô còn lại bị xóa. Vì vậy chỉ gộp ô cho tiêu đề phía trên bảng, như A1:G1 cho dòng tên bảng. Không gộp ô trong vùng dữ liệu. Muốn bỏ gộp, chọn ô đã gộp và chọn Unmerge Cells.

Một kiểu ô (Cell Style) là bộ định dạng đặt sẵn: phông, cỡ chữ, định dạng số, khung và màu nền. Lưới luyện tập không có thư viện kiểu ô, nên phần này bạn xem trên Excel thật theo sơ đồ dưới đây.

Làm từng bước

Ba câu dưới đây hỏi lại các bước ở trên.

Tìm chỗ sai

Kiểm tra nhanh

Lỗi hay gặp

• Gộp ô trong vùng dữ liệu rồi mất chữ ở các ô bị gộp.

  Nguyên nhân

  Gộp ô chỉ giữ nội dung ô trên cùng bên trái và xóa nội dung các ô khác.

  Cách sửa

  Bấm Ctrl+Z ngay để quay lại. Chỉ gộp ô cho tiêu đề phía trên bảng, không gộp trong vùng dữ liệu.

• Căn giữa chữ bằng cách gõ dấu cách, rồi chữ lệch khi đổi độ rộng cột.

  Nguyên nhân

  Dấu cách là ký tự trong ô, không phải định dạng.

  Cách sửa

  Xóa dấu cách thừa rồi bấm lệnh Căn giữa trên thẻ Home.

• Kẻ khung từng ô một và bỏ sót vài đường.

  Nguyên nhân

  Làm từng ô thay vì chọn cả vùng.

  Cách sửa

  Chọn cả vùng bảng rồi chọn kiểu đường viền một lần.

• Bấm Enter để xuống dòng trong ô nhưng con trỏ nhảy xuống ô bên dưới.

  Nguyên nhân

  Enter hoàn tất nhập liệu và chọn ô bên dưới.

  Cách sửa

  Bật Wrap Text cho ô, hoặc đặt con trỏ vào chỗ ngắt và bấm Alt+Enter.

Trên Excel thật

Trên Excel thật, các lệnh định dạng nằm ở thẻ Home (Trang chủ). Lưới luyện tập của DeskLab có những lệnh chính như đậm, màu nền, căn lề, gộp ô, xuống dòng, xoay chữ, đường viền, Format Painter và xóa định dạng, nhưng vị trí nút có thể khác Ribbon trên máy của bạn. Lưới không có thư viện Cell Styles, nên bạn thử mục đó trên Excel thật.

Bài tập của bài này chỉ chấm hai thứ lưới đọc được dễ dàng: chữ in đậm và căn lề của ô. Các phần còn lại, như gộp ô, kẻ khung, xuống dòng và cỡ chữ, bạn tự kiểm tra bằng mắt hoặc làm trên Excel thật.