Quản lý trang tính: thêm, xóa, đổi tên, sao chép, di chuyển, nhóm

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

• Thêm, xóa, đổi tên trang tính và đặt tên dễ hiểu.
• Sao chép, di chuyển, ẩn/hiện trang tính.
• Nhóm trang tính để sửa nhiều trang cùng lúc và nhớ bỏ nhóm.

Ví dụ mẫu: dựng trang tính cho tháng 12

Bạn có sổ tính chấm công với trang “Tháng 11”. Bạn cần một trang “Tháng 12” có cùng cấu trúc, rồi sửa cùng một tiêu đề trên cả hai trang. Bài này làm trên Excel thật, vì lưới luyện tập chỉ có một sổ tính và chưa chấm được thao tác với trang tính.

Các lệnh chính nằm trên thẻ trang tính, như sơ đồ dưới đây. Mục bạn dùng nhiều nhất được tô nổi bật.

Làm từng bước

Hai câu dưới đây hỏi lại các bước chính. Mỗi câu bớt gợi ý hơn câu trước.

Tìm chỗ sai

Kiểm tra nhanh

Lỗi hay gặp

• Để tên trang mặc định Sheet1, Sheet2 nên khó tìm đúng trang.

  Nguyên nhân

  Excel đặt tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3… không nói lên nội dung trang.

  Cách sửa

  Bấm đúp vào thẻ trang và gõ tên có nghĩa, như “Tháng 12” hay “Bảng giá”.

• Quên bỏ nhóm trang tính, sửa nhầm cả các trang khác.

  Nguyên nhân

  Khi nhiều trang đang được chọn, dữ liệu bạn nhập hay sửa xuất hiện ở mọi trang đã chọn.

  Cách sửa

  Bấm vào một thẻ không được chọn, hoặc bấm chuột phải vào một thẻ trong nhóm rồi chọn Ungroup Sheets. Có thể bấm Ctrl+Z ngay để hoàn tác lần sửa nhầm.

• Excel không cho đặt tên trang như mong muốn.

  Nguyên nhân

  Tên có ký tự không được phép (/ \ ? * : [ ]), để trống hoặc dài quá 31 ký tự.

  Cách sửa

  Bỏ các ký tự đó hoặc thay bằng gạch ngang, và rút tên xuống 31 ký tự trở lại.

Làm trên Excel thật

Bài này không có bài tập trên lưới: lưới luyện tập của DeskLab chỉ có một sổ tính và chưa có cách chấm việc thêm, đổi tên hay sao chép trang tính. Hãy tự làm các việc sau trên Excel thật:

1. Tạo sổ tính mới. Đổi tên Sheet1 thành “Tháng 11” và gõ vài hàng số liệu.
2. Sao chép trang “Tháng 11” thành trang mới bằng Move or Copy, đổi tên bản sao thành “Tháng 12”.
3. Xóa số liệu cũ trên trang “Tháng 12”, chỉ giữ tiêu đề.
4. Giữ Ctrl, chọn cả hai trang, sửa một tiêu đề trên một trang rồi xem trang kia đổi theo.
5. Bỏ nhóm bằng Ungroup Sheets, rồi kiểm tra bằng cách gõ vào một trang: trang kia không đổi.
6. Ẩn trang “Tháng 11” rồi hiện lại.
7. Thêm một trang tính thử, rồi bấm chuột phải vào thẻ của nó và chọn Delete.

Trên Excel thật

Trên Excel thật, ngoài menu chuột phải, bạn ẩn trang bằng Home (Trang chủ) › Format (Định dạng) › Visibility (Hiển thị) › Hide & Unhide › Hide Sheet. Việc nhóm trang tính, và xem chữ Group trên thanh tiêu đề, chỉ có trên Excel thật: DeskLab không tìm thấy lệnh nhóm trang tính trong bộ máy của lưới.

Lưới luyện tập có lệnh đổi tên, sao chép, di chuyển và ẩn trang tính theo thử nghiệm của DeskLab, nhưng bài chưa chấm được những thao tác này, nên bài chỉ gồm phần đọc, câu hỏi nhanh và danh sách việc cần làm ở trên.