Bài 4 · Chương 2: Nhập và sửa dữ liệu
Hàng và cột: chèn, xóa, độ rộng, ẩn và cố định tiêu đề
Chèn và xóa hàng, cột, ô và chọn cách đẩy ô cho đúng, chỉnh độ rộng cột và chiều cao hàng, ẩn và hiện hàng cột, và cố định hàng tiêu đề bằng Freeze Panes.
Mục lục bài
Ôn lại trước khi học
Thử nhớ lại trước, rồi mới xem đáp án.
Bạn lỡ xóa nhầm nội dung một ô. Làm thế nào quay lại, và phím nào làm lại điều vừa hoàn tác?
Xem đáp án
Bấm Ctrl+Z để hoàn tác. Nếu hoàn tác quá tay, bấm Ctrl+Y để làm lại.Ctrl+mũi tên đưa bạn tới đâu trong một bảng dữ liệu?
Xem đáp án
Tới mép của vùng dữ liệu hiện tại theo hướng mũi tên bạn bấm.Gõ 1 và 2 vào hai ô liền nhau, chọn cả hai rồi kéo nút điền xuống thì ra dãy nào?
Xem đáp án
Dãy 1, 2, 3, 4, 5 … tăng thêm 1 ở mỗi ô, vì hai ô đầu cho Excel biết quy luật.
Mục tiêu
Sau bài này bạn có thể:
- Chèn, xóa hàng/cột/ô và chọn cách đẩy ô phù hợp.
- Chỉnh độ rộng cột, chiều cao hàng; ẩn và hiện hàng, cột.
- Cố định hàng tiêu đề (Freeze Panes) khi cuộn bảng dài.
Ví dụ mẫu: sắp lại bảng lương
Bảng lương dưới đây có cột Lương cơ bản ở E và cột Ngày công ở F. Bạn cần thêm một cột Phụ cấp nằm giữa hai cột này, bỏ hai hàng trống thừa, chỉnh độ rộng cột, và giữ hàng tiêu đề khi cuộn.
Chèn cột Phụ cấp, xóa hàng trống, chỉnh độ rộng, ẩn cột và cố định tiêu đề
Làm gì: Bấm chuột phải vào tiêu đề cột
F(cột nằm bên phải chỗ muốn thêm) và chọn Insert. Cột trống mới hiện ra bên trái cột Ngày công. GõPhụ cấpvào ô đầu của cột mới.Vì sao: Excel chèn cột mới ngay bên trái cột bạn chọn, rồi đẩy các cột từ đó sang phải. Cột Ngày công giờ nằm ở G.
- Chỗ hay sai
Làm gì: Chọn hai hàng trống thừa trong bảng bằng cách kéo qua số hàng. Bấm chuột phải rồi chọn Delete (không bấm phím Delete trên bàn phím).
Vì sao: Lệnh Delete của hàng xóa hẳn hàng, các hàng bên dưới đi lên. Phím Delete chỉ xóa nội dung, hàng trống vẫn còn đó. Nếu lỡ tay, bấm Ctrl+Z ngay.
Làm gì: Bấm đúp vào mép phải của tiêu đề cột
Eđể cột vừa khít nội dung. Với hàng, bấm đúp vào mép dưới của số hàng.Vì sao: Bấm đúp vào mép của tiêu đề là cách nhanh nhất để cột hay hàng khớp nội dung, thay cho kéo từng chút.
Làm gì: Bấm chuột phải vào tiêu đề một cột không cần xem lúc này, chọn Hide. Một đường đôi hiện giữa hai cột kế bên. Muốn hiện lại, chọn cả hai cột hai bên đường đôi, bấm chuột phải rồi chọn Unhide.
Vì sao: Đường đôi giữa hai tiêu đề cột báo rằng có cột đang bị ẩn. Cột ẩn vẫn còn dữ liệu, chỉ không hiện ra.
Làm gì: Chọn ô
B2, rồi vào View (Xem) › Freeze Panes (Cố định ô) › Freeze Panes. Cuộn xuống: hàng 1 và cột A luôn hiện.Vì sao: Freeze Panes cố định các hàng phía trên và các cột bên trái ô đã chọn. Chọn B2 thì hàng 1 và cột A được giữ.
Tự hỏi mình
- Vì sao nên xóa hàng bằng lệnh Delete của hàng, thay cho bấm phím Delete?
- Muốn giữ cả hàng tiêu đề và hai cột đầu khi cuộn, bạn chọn ô nào trước khi Freeze Panes?
Làm từng bước
Hai câu dưới đây hỏi lại các bước chính. Mỗi câu bớt gợi ý hơn câu trước.
Bạn muốn thêm cột Phụ cấp nằm giữa cột E và cột F. Bạn bấm chuột phải vào tiêu đề cột nào để chèn?
Bạn muốn luôn thấy hàng 1 và cột A khi cuộn bảng. Chọn ô nào trước khi bấm Freeze Panes?
Tìm chỗ sai
Bạn chọn hai hàng trống trong bảng và bấm phím Delete trên bàn phím. Hai hàng vẫn còn đó, các hàng bên dưới không đi lên. Chỗ sai là gì?
Đọc xong, giờ thử
Luyện tập ngay (2 bài tập)
Làm trực tiếp trên lưới trong trình duyệt. Mỗi lần bấm chấm bài, DeskLab kiểm tra kết quả và gợi ý nếu bạn chưa làm đúng.
Bắt đầu luyện tậpChấm tự động ngay trên máy bạn. Không cần đăng nhập. Tiến độ lưu trên trình duyệt này.
Kiểm tra nhanh
Cột C biến mất khỏi màn hình, và giữa cột B và cột D có một đường đôi. Điều đó có nghĩa gì?
Bạn xóa một ô ở giữa bảng và muốn các ô bên dưới đi lên lấp chỗ trống. Chọn mục nào khi hộp thoại hỏi?
Một ô số hiện dấu ##### thay vì số. Nguyên nhân thường gặp và cách xử lý nhanh là gì?
Lỗi hay gặp
Bấm phím Delete và tưởng đã xóa hàng, nhưng hàng trống vẫn còn.
- Nguyên nhân
- Phím Delete chỉ xóa nội dung ô, không xóa hàng.
- Cách sửa
- Chọn hàng, bấm chuột phải rồi chọn Delete. Các hàng bên dưới đi lên. Nếu xóa nhầm, bấm Ctrl+Z ngay.
Ẩn cột rồi quên, sau đó bảng trông như thiếu dữ liệu.
- Nguyên nhân
- Cột ẩn vẫn còn dữ liệu nhưng không hiện ra.
- Cách sửa
- Tìm đường đôi giữa hai tiêu đề cột. Chọn cả hai cột hai bên, bấm chuột phải rồi chọn Unhide.
Cố định xong mà hàng tiêu đề vẫn cuộn đi, hoặc cột đầu không được giữ.
- Nguyên nhân
- Chọn nhầm ô trước khi Freeze Panes, ví dụ chọn A1 hoặc chọn cả hàng tiêu đề.
- Cách sửa
- Chọn ô nằm ngay dưới các hàng và ngay bên phải các cột muốn giữ, rồi vào View › Freeze Panes. Muốn bỏ, chọn Unfreeze Panes.
Trên Excel thật
Trên Excel thật, các lệnh Hide, Unhide và Insert nằm trong menu chuột phải của tiêu đề hàng và cột, còn Freeze Panes nằm ở thẻ View (Xem). Muốn bỏ cố định, vào View › Freeze Panes › Unfreeze Panes.
Lưới luyện tập có lệnh chèn, xóa, ẩn, đổi độ rộng và cố định hàng cột theo thử nghiệm của DeskLab. Bài tập của bài này chỉ chấm kết quả chèn cột và xóa hàng, qua nội dung các ô sau khi sắp lại. Độ rộng cột, hàng ẩn và cố định tiêu đề không có kiểu chấm, nên được hỏi qua các câu hỏi nhanh ở trên.