Bỏ qua đến nội dung chính
DeskLab

Bài 2 · Chương 2: Nhập và sửa dữ liệu

Sửa, xóa, hoàn tác và tìm – thay thế

Sửa nội dung ô bằng F2, phân biệt xóa nội dung với xóa định dạng, hoàn tác bằng Ctrl+Z và làm lại bằng Ctrl+Y, và dùng Tìm và Thay thế để sửa hàng loạt mà không làm hỏng chuỗi con.

10 phút2 bài tậpCơ bản
Mục lục bài
  1. Mục tiêu
  2. Ví dụ mẫu: dọn danh sách nhà cung cấp
  3. Làm từng bước
  4. Tìm chỗ sai
  5. Kiểm tra nhanh
  6. Lỗi hay gặp
  7. Trên Excel thật
  8. Luyện tập (2 bài tập)

Ôn lại trước khi học

Thử nhớ lại trước, rồi mới xem đáp án.

  1. Từ bài: Tạo, mở, lưu và gửi tệp Excel

    Bạn muốn giữ bản gốc và lưu thêm một bản mới với tên khác. Dùng lệnh nào, và phím tắt nào mở hộp thoại đó?

    Xem đáp án
    Dùng Save As (Lưu thành). Phím F12 mở hộp thoại Save As.
  2. Từ bài: Làm quen với Excel: sổ tính, trang tính, ô và vùng

    Đang ở một ô rất xa trong bảng dài, phím nào đưa bạn về đầu trang tính ngay?

    Xem đáp án
    Ctrl+Home đưa bạn về đầu trang tính.
  3. Từ bài: Nhập số, chữ và ngày tháng đúng kiểu

    Mã nhân viên 00123 mất số 0 đứng đầu sau khi gõ. Cách nào giữ được số 0?

    Xem đáp án
    Gõ dấu nháy đơn trước mã, như '00123, để Excel coi mã là chữ và không bỏ số 0.

Mục tiêu

Sau bài này bạn có thể:

  • Sửa nội dung ô trực tiếp (F2) hoặc trên thanh công thức.
  • Phân biệt xóa nội dung (Delete) với xóa định dạng/xóa tất cả (Clear).
  • Hoàn tác và làm lại bằng Ctrl+Z, Ctrl+Y.
  • Dùng Tìm và Thay thế (Ctrl+F, Ctrl+H) để sửa hàng loạt mà không làm hỏng chuỗi con.

Ví dụ mẫu: dọn danh sách nhà cung cấp

Danh sách dưới đây ghi tên nhà cung cấp, một số tên viết tắt “NCC”. Bạn sẽ sửa một tên, xóa một ô, hoàn tác, rồi thay hàng loạt.

Cột Nhà cung cấp có bốn hàng: NCC An Bình, NCC Sao Mai, Công ty Hải Âu và NCC Thành Công. Chú thích: 1: Tên viết tắt NCC cần đổi; 2: Tên đã viết đầy đủ, giữ nguyên.
Ba tên viết tắt NCC (1) và một tên đã viết đầy đủ (2).

Sửa, xóa, hoàn tác và thay thế hàng loạt

  1. Làm gì: Chọn ô I3 và bấm F2, hoặc bấm đúp vào ô. Sửa “NCC Sao Mai” thành “NCC Sao Mai Phát”, rồi bấm Enter. Bạn cũng có thể bấm vào ô rồi sửa ngay trên thanh công thức.

    Vì sao: F2 hoặc bấm đúp đưa ô vào chế độ sửa, con trỏ nằm trong chữ để bạn thêm bớt đúng chỗ, không phải gõ lại cả tên.

  2. Chỗ hay sai

    Làm gì: Chọn ô I4 và bấm Delete. Ô hết chữ. Nếu ô có tô màu nền, màu vẫn còn.

    Vì sao: Delete chỉ xóa nội dung, không xóa định dạng của ô. Muốn xóa cả nội dung lẫn định dạng, dùng Clear (Xóa) › Clear All trên thẻ Home.

  3. Làm gì: Bấm Ctrl+Z để hoàn tác lần xóa vừa rồi. Nếu hoàn tác quá tay, bấm Ctrl+Y để làm lại.

    Vì sao: Ctrl+Z quay lại từng thao tác một, bấm nhiều lần để lùi nhiều bước. Ctrl+Y làm lại điều bạn vừa hoàn tác.

  4. Làm gì: Bấm Ctrl+H để mở hộp Replace. Gõ NCC vào Find what, gõ Nhà cung cấp vào Replace with, rồi chọn Replace All.

    Vì sao: Replace All thay mọi chỗ khớp trong một lần, thay cho việc sửa tay từng tên. Khi đổi cả một chuỗi nằm trong tên dài, kết quả đúng vì “NCC” chỉ xuất hiện ở đầu các tên cần đổi.

  5. Làm gì: Khi cần đổi một ô chỉ ghi đúng một cụm, như ô chỉ có HN, đánh dấu Match entire cell contents trước khi bấm Replace All.

    Vì sao: Không đánh dấu tùy chọn này, Excel thay cả phần chữ nằm lẫn trong ô khác, ví dụ HN trong mã HNX-01. Có tùy chọn này, chỉ ô nào chứa đúng chữ bạn gõ mới bị thay.

Tự hỏi mình

  • Vì sao bấm Delete không làm mất màu nền của ô?
  • Khi nào cần đánh dấu Match entire cell contents trước khi Replace All?

Hộp Replace trên Excel thật nhìn như sơ đồ dưới đây. Các mục bạn dùng nhiều nhất được tô nổi bật.

Replace dialogHộp thoại Thay thếFind whatChữ cần tìmReplace withChữ thay vàoOptions >>Mở thêm tùy chọnMatch entire cell contentsKhớp toàn bộ nội dung ôReplace AllThay tất cả
Sơ đồ: Hộp thoại Replace (Ctrl+H). Mũi tên đi từ mục lớn đến mục con.

Làm từng bước

Hai câu dưới đây hỏi lại hai thao tác chính. Mỗi câu bớt gợi ý hơn câu trước.

Phím nào mở hộp Thay thế (Replace) trên Excel thật?

Muốn xóa cả nội dung lẫn định dạng của một ô, bạn dùng lệnh nào?

Tìm chỗ sai

Bạn dùng Replace All đổi “HN” thành “Hà Nội” mà không đánh dấu Match entire cell contents. Mã HNX-01 trong cột đó biến thành “Hà NộiX-01”. Chỗ sai là gì?

Đọc xong, giờ thử

Luyện tập ngay (2 bài tập)

Làm trực tiếp trên lưới trong trình duyệt. Mỗi lần bấm chấm bài, DeskLab kiểm tra kết quả và gợi ý nếu bạn chưa làm đúng.

Bắt đầu luyện tập

Chấm tự động ngay trên máy bạn. Không cần đăng nhập. Tiến độ lưu trên trình duyệt này.

Kiểm tra nhanh

Một ô có tô nền vàng. Bạn chọn ô và bấm Delete. Điều gì còn lại?

Bạn chỉ muốn sửa một chữ ở giữa tên dài trong ô, không gõ lại cả tên. Làm thế nào?

Bạn lỡ hoàn tác quá tay và muốn làm lại thao tác vừa hoàn tác. Dùng phím nào?

Lỗi hay gặp

  • Thay thế tất cả xong, một số ô bị hỏng vì phần chữ thay nằm lẫn trong ô khác, như mã HNX-01 thành “Hà NộiX-01”.

    Nguyên nhân
    Không đánh dấu Match entire cell contents, nên Excel thay cả chuỗi con.
    Cách sửa
    Bấm Ctrl+Z, đánh dấu Match entire cell contents, rồi làm lại. Với chữ nằm trong tên dài, như NCC ở đầu tên, thì không cần tùy chọn này.

  • Bấm Delete và tưởng đã xóa cả định dạng.

    Nguyên nhân
    Delete chỉ xóa nội dung, giữ định dạng và ghi chú.
    Cách sửa
    Dùng Clear (Xóa) › Clear All để xóa cả nội dung lẫn định dạng, hoặc Clear Formats để chỉ xóa định dạng.

  • Muốn đổi một chữ trong ô nhưng phải gõ lại cả nội dung, rồi gõ sai.

    Nguyên nhân
    Chưa dùng chế độ sửa (Edit mode) của ô.
    Cách sửa
    Bấm F2 hoặc bấm đúp vào ô để sửa ngay trong ô. Nếu lỡ tay, bấm Ctrl+Z để quay lại.

Trên Excel thật

Trên Excel thật, Ctrl+F mở hộp Find và Ctrl+H mở hộp Replace. Bạn cũng vào được qua Home (Trang chủ) › Editing (Chỉnh sửa) › Find & Select (Tìm và chọn). Excel giữ mặc định 100 thao tác để hoàn tác, và một số thao tác, như lưu tệp, không hoàn tác được.

DeskLab chưa kiểm chứng hộp Tìm và Thay thế trên lưới luyện tập, nên bài tập của bài này chấm theo kết quả cuối cùng trong ô: bạn có thể dùng Tìm và Thay thế nếu lưới mở được, hoặc sửa từng ô bằng cách bấm đúp. Hãy thử Ctrl+H trên Excel thật để làm quen với hộp thoại.